Geplaatst op
Iedere organisatie die zich dagelijks bezighoudt met de productie, verplaatsing of opslag van goederen, moet in dit digitale tijdperk kunnen vertrouwen op softwarematige ondersteuning. Dankzij deze systemen weet je namelijk precies waar ieder product zich bevindt, en in welke kwantiteit. Zo kan je te allen tijde voldoen aan de verzoeken van je klanten.
Eén van de eerder genoemde systemen waar het moderne bedrijf niet meer zonder kan, is het Inventory Management System (IMS). In onze taal kennen we dit ook wel als het voorraadbeheersysteem. Welke rol het precies speelt? Dat lees je in dit artikel.
Wat is een voorraadbeheersysteem?
Het Inventory Management Systeem houdt zich bezig met het beheer van alle goederenstromen in en rondom het bedrijf. Van fabrikant tot transporteur, en uiteindelijk de eindklant… alle stappen vallen onder het domein van IMS. Het staat dan ook in nauw verband met Supply Chain Management (SCM).
De monitoring van je fysieke inventaris is bijzonder belangrijk. Zeker voor bedrijven die handelen in goederen die kunnen bederven. Als je precies weet waar en in welke kwantiteit producten zich bevinden, kun je bederf voorkomen. Op de lange termijn zal dat flinke financiële impact hebben.
De 4 belangrijkste voordelen op een rij
- Procesoptimalisatie: door de processen in en rondom het magazijn te optimaliseren, stelt het IMS bedrijven in staat om opslagkosten te minimaliseren.
- Orderverwerking: zicht op de locatie en kwantiteit van producten houdt in dat je bestellingen snel af kan handelen. Een magazijn dat zijn voorraad goed op orde heeft, zal veel beter in staat zijn om het pakketje zo snel mogelijk bij de eindklant te bezorgen.
- Efficiëntie: de digitale verslaglegging van processen zorgt ervoor dat je niet langer alles met de hand hoeft te tellen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op fouten. Hierdoor beschik je altijd over accurate gegevens.
- Kostenbeheersing: dankzij het IMS kunnen bedrijven de gemaakte kosten veel beter in kaart brengen. Hierdoor krijgen ze meer grip op hun eigen financiën.
Zo werkt het Inventory Management Systeem
Zoals de meeste softwaresystemen bestaat het IMS uit een aantal deelgebieden. Laten we de .. belangrijkste kort op een rij zetten.
- Inventaris: logischerwijs is het bijhouden van de inventaris het hoofddoel van het IMS. In sommige gevallen wordt dit bijgehouden via handmatige tellingen en lijsten, maar in dit digitale tijdperk vertrouwen steeds meer bedrijven op geautomatiseerde, cloudgebaseerde werkwijzen. Dit is niet alleen sneller, maar verkleint ook nog eens de kans op menselijke fouten.
- Technologie: het IMS kan gekoppeld worden aan verschillende technologieën die een bedrijf gebruikt om voorraadniveaus te beheren. Dankzij de juiste scanners hoeven tellingen namelijk bijvoorbeeld niet meer met de hand gedaan te worden.
- Financieel: in veel gevallen wordt het IMS gekoppeld aan bestaande boekhoud-software.
- Overige bezittingen: het IMS hoeft overigens niet uitsluitend de uitgaande producten te beheren. Sommige bedrijven gebruiken ze ook om hun eigen middelen en producten overzichtelijk vast te leggen.
IMS, WMS en ERP
Idealiter wordt het voorraadbeheersysteem gekoppeld aan bestaande software ter ondersteuning van magazijnbeheer en Enterprise Resource Planning (ERP). Zo weet je namelijk zeker dat ieder bedrijfsonderdeel beschikt over de meest recente en tevens accurate gegevens.